MANAJEMEN PEDECE-A

Manajemen pedece-a (PDCA) merupakan akronim menarik dari sekian uraian nara sumber pada acara workshop dan Pelatihan Audit Mutu Internal  pada hari Sabtu-Ahad/23-24 November 2013.   PDCA merupakan akronim dari Plan, Do, Check, dan Action, suatu model manajemen mutu  institusi. Model manajemen PDCA seperti uraian di bawah ini:

1. Plan, artinya merumuskan rencana mutu dengan melakukan base-line study dan sesuaikan dengan seluruh standar yang berlaku di institusi; lalu tuliskan apa yang akan dilakukan;
2. Do, artinya setiap unit secara berkala harus melakukan proses menggunkan dan melakukan kinerja sesuai standar yang telah ditetapkan;
3. Check, artinya setiap unit melakukan monitoring -assessment, dan evaluation untuk menilai kinerja unitnya sendiri, dengan menggunakan standar  dan prosedur yang telah ditetapkan, dan pertanggungjawabkan apa yang telah dilakukan; dan
4. Action, artinya lakukan  upaya perbaikan tindak lanjut untuk mencapai target  sasaran mutu yang ditetapkan.

Sangat bagus punya target menjadi Word Class University, asalkan diikuti dengan kerja cerdas, keras, tuntas, dan ikhlas. Target bukan mimpi, jika tidak ada sedikitkan indikasi, tetapi target akat tetap menjadi mimpi, jika sulit berkolaborasi, kurang visioner, sibuk dengan diri sendiri. Punya target atau mimpi sebenarnya sah-sah saja, siapa saja boleh bermimpi, bukankah sukses hari ini karena mimpi di masa lalu. Mimpi itu dapat diraih jika semua komponen berpedoman pada prinsip pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), seperti di bawah ini:

1. Quality First, semua pikiran dan tindakan harus memprioritaskan mutu;
2. Berorientasi pada kepuasan pemangku kepentingan internal dan eksternal;
3. Mengutamakan kebenaran;
4. Memiliki tanggung jawab sosial;
5. Pengembangan kompetensi personal;
6. Partisipatif dan kolegial;
7. Keseragaman metode;
8. Inovasi, belajar dan perbaikan berkelanjutan; dan
9. Speak with data,  setiap pemangku kepentingan harus melaksanakan tindakan dan mengambil keputusan berdasarkan analisis data, bukan pengandaian, opini, apalagi rekayasa (Buku SPMI, UIN Syarif Hidayatullah, 2011:30)

Meraih mimpi besar, menurut hemat saya mesti melibatkan secara aktif semua civitas academica, organisasi profesi, alumni, dunia kerja  dan pemerintahan khususnya pada tahap penetapan standar. Kemudian melakukan pelatihan secara terstruktur dan terencana, sosialisasi tentang fungsi dan tujuan SPMI kepada pemangku kepentingan secara periodik. 

Terdapat beberapa istilah SPMI yang belum familiar di telinga. Bersumber dari Buku SPMI UIN Syarif Hidayatullah, halaman 21, Istilah tersebut yaitu:

Manual Mutu adalah dokumen tertulis yang berisi yang berisi sistem Manajemen mutu, tanggung jawab dan wewenang institusi, pengelolaan SDM, Realisasi layanan pendidikan, pengukuran, analisis dan perbaikan.

Kebijakan Mutu adalah dokumen sebagai bagian dari manual mutu, berupa pernyataan tertulis yang menjadi arah capaian seluruh  unit manajeman institusi pada periode tertentu.

Sasaran Mutu adalah pernyataan tertulis yang menjadi prioritas capaian institusi  dalam periode waktu tertentu, yang merupakan penerjemahahan dari kebijakan mutu.

Standar Mutu adalah dokumen tertulis berisi kriteria, patokan, ukuran, spesifikasi, untuk memandu pelaksanaan layanan yang harus dicapai. Standar Mutu itu banyak ada skala nasional, ada pula internasional. Standar nasional misalnya AIPT (BAN-PT), APS (BAN PT), SNPT Pendidikan (BSNP), SNPT Penelitian (BSNP) dan SNPT PKM (BSNP). Sementara standar Internasional, yaitu ISO 9001:2008, Webometrics, AUN-P, AUN-QA, AUN-I, dan QS. 

SOP adalah prosedur standar yang harus dikuti oleh manajemen dalam melaksanakan kegiatan layanan untuk kepuasan konsumen.

Monev, adalah mekanisme standar yang dilakukan manajemen secara periodik untuk memastikan bahwa pelaksanaan layanan  telah sesuai dengan perencanaan.

Evaluasi Diri, adalah kegiatan setiap unit secara periodek memeriksa, menganalisis, dan menilai kinerjanya sendiri selama kurun waktu tertentu untuk mengetahui kelemahan dan kekurangan.

Audit, adalah mekanisme standar yang dilakukan manajemen secara terjadwal untuk memastikan bahwa pelaksanaan layanan telah sesuai dengan standar yang ditetapkan.